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すごい効率化

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効率化を極める14日間のトレーニング。

「やる」か「すぐやる!」か!!

要約

結果を出すことができない人は「やっていない」か「やり方が間違っている」かのどちらかで、「正しいやり方」でやれば必ず結果はでると語る。2週間の学びで結果につながる「正しいやり方」を解説する。

  •  決まった場所と時間を作る

仕事環境を整えるのに一番分かりやすい方法は「作業場所を変える」こと。新しい習慣を作るのに環境を変えることの効果は絶大。事務所を借りるか、カフェなどに「自分専用の場所」を作るのがいい。

自分専用の場所で、それぞれ30分間の「朝活」「夜活」を推奨。本で情報を収集するなど、10分刻みで集中して活動する。とにかくルーティンとして徹底することが大事。

  • パソコン環境を徹底的に整える

紙の資料は検索性が低く、人との共有もしにくい。手帳やノートを使わず徹底的にペーパレス化することを勧める。情報は全てクラウドに集約、スケジュールやメモも一括管理するのが良い。

複数のコンピュータを使い分ける場合でも、キーボードの使い勝手などを含め同じ環境で使用できるのが良い。またパソコンは半年に一回くらいを目途に新しく買い替え、常に快適な動作速度を保つべきだとする。

  • 操作・入力をほぼ自動化する

キーボード入力のために、ブライドタッチを習得するのは必須。キーボードショートカットを覚え、極力ポインティングデバイスに頼らないようにすべき。

最低でも100個以上は 単語・文章を辞書登録し、入力時間を節約する。

一回ごとには1秒未満の違いでも、回数が膨大になれば累計では大きな時間の節約になる。

  • 時間を断捨離する

コンビニに寄る時間はせいぜい10分程度でも、毎日のことであれば累計すると膨大な時間になる。買い物をまとめたりネットショッピングを利用し時間を節約する。ATMでお金をおろすのも、結構な時間を使う。現金を使わない工夫をすべき。

テレビやスマホなどは気付かぬ間にに時間を奪う。徐々にテレビのない生活に慣れ、スマホを使わない時間を確保するなど、工夫する必要がある。 

  • CAPDでまず検証する

PDCAではなくCAPD(Check-Action-Plan-Do)。 まずは過去の実績や他者の活動を評価し、それを基準にすぐに動き、それから計画を作っての実行に移る。

完璧な計画を立ててから動くのでは遅すぎる。また、すでに結果が出ていることを評価をしてから行動することが大事。

  • 頭が良くなる「箇条書き記録法」

評価は1行でシンプルに書く。ただ、必ず改善の意図を持つことが大事。

単なる事実の羅列ではなく、全体像が見えるように書く。

固有名詞や期限を入れて具体的にする。

  • しないことリストを作る

To Do リストでは仕事は終わらない。

成果を上げるために必要なのは以下の3つ。

 ①仕事を抱えすぎないこと、

 ②仕事をする時間を増やすこと

 ③仕事の質を上げること

この①を実践するためには「しないことリスト」が有効。「会議資料作成に20分以上かけない」「同時に複数の仕事をしない」など。自分がコミットする仕事を見極めそれ以外を捨てることが大事。

  • チームで効率化する

自分の仕事より他人から依頼された仕事を優先する。全体を俯瞰し流れを止めないように留意する。

  • 50%で見切り発車する

「完璧主義」ではタイミングを逸してしまう。50%程度の段階で見切り発車し、走りながら修正するほうが良い。実際にやってみないと分からないことが多いし、他者からのフィードバックを早めに得られるメリットもある。

  • 超効率・情報収集術

情報収取に一番適しているのは本を読むこと。

著者は関連分野の本を10冊ほどまとめて買い一気に読んでいる。本を読むときはメモを残すことが重要。インプットとアウトプットを同じ比率で行うことも大事。

  • 超効率・時間管理術

スケジュールには、他人とのアポイントの前にまず自分がやることを入れる。

目標を自分で決めて追い込むと、誘惑に負けることがなくなる。また、自給換算で考えると時間を無駄に使うことを躊躇するようになる。

即断即決の習慣が大事。ランチのメニューは1秒で決める、など決めることの練習も必要。重要でないことは基準を決め自動的に決断することも、無駄な意志力を使わずに済み有益。

  • 睡眠を極める

「パフォーマンス」は「スキル」と「コンディション」の掛け算。どれだけ能力が高くても体調が悪いと実力を発揮できない。

睡眠はコンディションを整えるのに極めて重要。まずは早く起きることより早く眠ることに注力する。寝具への投資も必須。

  • 食事や運動にこだわる

食事と運動もコンディションを整えるために気を使う必要がある。

定期的な運動は体力維持に必要だし、快適な睡眠にもつながる。

また食事は炭水化物よりタンパク質を多めにとることを心がけける。

  • コミュニケーションを極める

 自分をブランディングしてファンを作る。 例えばマジックなど人が喜ぶ特技を身に付けるのも良い。  

感想・考察

キーボードショートカットを覚えたり、ATMを使う頻度を減らしたり、個別にみれば「小技」に過ぎないのかもしれないが、「絶えず改善していこうという意志」を持つことが大事なのだと感じた。

明確な意思があるから、細かいことでも改善して時間を絞り出そうとするのだし、不必要なことを捨てる決断ができるのだろう。

斬新さはないが、熱量を感じる本だった。

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